Het is verstandig wanneer er een persoon of commissie is die de verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid draagt. Ook het bestuur zal veel aandacht aan het vrijwilligersbeleid moeten besteden.

Binnen het vrijwilligersbeleid is het van belang om rekening te houden met de zogenaamde 5 B's, namelijk Binnenhalen, Begeleiden, Behouden, Belonen en Beëindigen.

 

Binnenhalen (werven)

Ten aanzien van het vrijwilligersbeleid is het belangrijk dat de juiste persoon op de juiste plaats binnen de vereniging werkzaam is. Wanneer dit niet het geval is kan er ontevredenheid ontstaan en zal de vrijwilliger niet lang blijven. Bij het werven van vrijwilligers kan hier al rekening mee worden gehouden.

 

Ten eerste is het belangrijk dat vraag en aanbod goed op elkaar worden afgestemd.

• Vraag: de taken die moeten worden uitgevoerd.
• Aanbod: de personen die bereid zijn een bepaalde taak uit te voeren.

Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van vraag en aanbod. Wanneer er een functie of een taak ontstaat, kost het minder moeite om een geschikte persoon te vinden.

 

Ten tweede is het belangrijk om de vrijwilliger van te voren goed in te lichten over de toekomstige taken en tijdsbesteding. Wanneer dit van te voren niet duidelijk is kan het tegenvallen. Het opstellen van functieomschrijvingen is hierbij belangrijk.

Ook is het belangrijk om van te voren aan te geven dat het werk vrijwillig is, maar dat dit niet vrijblijvend betekent.

 

Begeleiden (kennis en deskundigheid)
Voor de verschillende functies in de vereniging is ook verschillende deskundigheid nodig. Soms hebben vrijwilligers de nodige kennis al door hun opleiding of werkervaring. Maar soms moet een vrijwilliger nog het nodige leren. Bovendien zijn er voor sommige functies diploma's nodig. Het is belangrijk om in het beleid rekening te houden met deskundigheids-problemen.

 

Behouden
Een goede begeleiding van vrijwilligers zorgt voor meer vrijwilligers en minder verloop. Het is wenselijk om jaarlijks de motieven van vrijwilligers te evalueren en daar op in te spelen.
De belangrijkste motieven voor vrijwilligers zijn vaak:

• De gezelligheid en de sociale contacten.
• Het gevoel krijgen van nuttig zijn voor de sport.
• Medezeggenschap hebben.
• Ontplooiingsmogelijkheden.
• Voorbeeldfunctie voor anderen.

Belangrijke aandachtspunten bij het behouden van vrijwilligers:

• Het vergoeden van de onkosten/een vrijwilligersvergoeding.
• Het organiseren van een jaarlijkse activiteit voor vrijwilligers.
• Het laten blijken van waardering.
• Een functioneringsgesprek houden.
• Outtake-gesprek (waarom stopt iemand ermee).

Belonen
Bij het belonen van vrijwilligers kan het gaan over waardering of over een vrijwilligersvergoeding of een onkosten-vergoeding. Het is belangrijk voor vrijwilligers dat duidelijk is dat ze worden gewaardeerd. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van een "schouderklopje"; vrijwilligersdagen, een feestavond of door het benoemen van een 'vrijwilliger van het jaar'.

In de meeste gevallen ontvangt een vrijwilliger geen geldvergoeding als tegenprestatie voor de verrichte werkzaamheden. Soms betaalt een vereniging een (onkosten)vergoeding.

• Onkostenvergoeding
  Het bedrag wordt gezien als een onkostenvergoeding wanneer het gaat om kosten die worden gemaakt ten behoeve van het vrijwilligerswerk. Wanneer meer wordt betaald kan er sprake zijn van loon. Over het bedrag hoeft geen loonheffing en premies worden betaald. Wel moet de vereniging de gemaakte kosten van de vrijwilliger kunnen aantonen (bijvoorbeeld aan de hand van bonnetjes).

  De vergoeding mag niet bovenmatig zijn. Dit houdt in dat er een reëel bedrag moet worden vergoed. Er mag bijvoorbeeld geen € 250,- worden betaald voor een trainingspak. Wanneer dit wel het geval is, kan dit worden gezien als loon. Deze zogenaamde reële bedragen zijn, per sport, vastgesteld door de belastingdienst.

• Vrijwilligersvergoeding
  Ook kan een vereniging kiezen voor het betalen van een vrijwilligersvergoeding. Hierover hoeft de vereniging geen loonheffing en premies te betalen. Ook hoeven de werkelijke gemaakte kosten niet aangetoond te kunnen worden. Meer informatie.

De jaarlijks uitbetaalde bedragen moeten doorgegeven worden aan de Belastingdienst. Dit is een taak van de vereniging.

 

Beëindigen
Het is belangrijk om de motieven van stoppende vrijwilligers te inventariseren. Hierdoor krijgt de vereniging een beter inzicht in de "zwakke" punten en kan er gewerkt worden aan het verbeteren van het vrijwilligersbeleid.

 

Veelvoorkomende oorzaken van sportuitval zijn:

• De persoonlijke situatie van de vrijwilliger verandert (bijvoorbeeld door verhuizing/werk).
• Te veel werk.
• Te weinig begeleiding.
• Te weinig waardering.
• De vrijwilliger kan niet goed overweg met bepaalde personen binnen de vereniging.

  Meer informatie