Regelgeving
Een sportvereniging krijgt te maken met regelgeving rondom de financiële administratie:

• Elke vereniging heeft de plicht om een administratie bij te houden. De wet beschrijft niet hoe deze moet worden gevoerd, maar schrijft wel voor dat er op elk moment gemakkelijk achterhaald moet kunnen worden wat de rechten en plichten van de vereniging zijn. Bovendien moet de administratie zo zijn ingericht dat benodigde gegevens duidelijk zijn voor de Belastingdienst.

• Het bestuur is verplicht om zes maanden (tenzij anders wordt bepaald in de statuten) na het sluiten van het boekjaar verantwoording af te leggen aan de algemene vergadering. Dit wordt gedaan aan de hand van een jaarverslag.

• Ook is het bestuur verplicht om zes maanden (tenzij anders wordt vermeld in de statuten) na het sluiten van het boekjaar een balans en een staat van baten en lasten met toelichting op te stellen.

• Alle financiële stukken moeten volgens de wet minimaal zeven jaar worden bewaard. De bewaarplicht geldt ook wanneer de vereniging op houdt te bestaan, in verband met een mogelijke eindcontrole. Voor het jaarverslag, de balans en staat van baten en lasten met toelichting geldt een bewaarplicht van minimaal tien jaar. Deze stukken moeten op papier bewaard worden.

  Voor stukken die met het personeel te maken hebben, geldt een bewaarplicht van minimaal 5 jaar na het aftreden van het personeel.

Kascontrole
In een vereniging moeten de financiële jaarstukken worden gecontroleerd door een onpartijdige partij. Vaak gebeurt dit door een kascommissie. Deze commissie moet bestaan uit ten minste twee leden die niet ook de functie van bestuurslid hebben.

De kascommissie brengt aan de algemene vergadering advies uit over het financiële beleid. Wanneer de algemene vergadering het financiële beleid van de penningmeester heeft goedgekeurd, is de penningmeester niet meer hoofdelijk aansprakelijk voor het beleid. Goedkeuring door de algemene vergadering leidt namelijk tot décharge (ontslag van aansprakelijkheid) van de penningmeester.

Begroting
De wet verplicht verenigingen niet om een begroting op te stellen. Voor het voeren van een verantwoord financieel beleid is een begroting echter noodzakelijk.

Aan het eind van elk kalenderjaar wordt een begroting opgesteld voor het volgende jaar. De begroting kan gezien worden als een uitleg van de komende inkomsten en uitgaven. Per categorie inkomsten en uitgaven wordt een bedrag toegekend. Er worden tijdens het begrotingsproces dus keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld. De begroting is in principe dan ook een financiële vertaling van het beleid dat de vereniging het komende jaar wil gaan volgen.

  Terug